Oddělení provozní a administrativní

Vedoucí oddělení: Ing. Jindřich Fuka

Administrativní pracovníci
E-mail
fuka [at] fel [dot] cvut [dot] cz
Telefon
420224357232
Místnost
Praha, Resslova 9, E-25

Petra Stehlíková - sekretářka katedry, vedoucí sekretariátu

sekretariát katedry (agenda)
agenda vedoucího katedry, pošta, dopisy návrhy odměn, žádosti
dokumenty, archivace
organizace a zajištění propagačních akcí katedry- dny otevřených dveří, akce KONTAKT, prezentace při návštěvách
organizace objhajob a akcí projektů
zápisy z gremia vedoucího katedry
organizace veškerých společenských akcí katedry (schůze, semináře, besídky, školení, výjezdní zasedání)
vedení archivu katedry podle spisového řádu
vedení katedrální pošty, emailové pošty
zakládání katedrálních informací na web katedry

agenda zaměstnanců
správa databáze zaměstnanců s osobními údaji na webu katedry
smlouvy, mzdové výměry, daňová prohlášení, příjem nových zaměstnanců, agenda končících zaměstnanců, personální spisy zaměstnanců a pracovníků
agenda dovolených, neschopenky
agenda stravenek- objednávky, rozdělení, hlášení odběru, hlášení služebních cest
výplatní pásky
osobní rozvrhy zaměstnanců v jednotlivých semestrech
vyhotovení dohod o provedení práce/dohod o pracovní činnosti, vyúčtování, evidence
smlouvy s externími učiteli, evidence, měsíční vyúčtování

provoz
objednávky kancelářského materiálu pro katedru, nákup
nákup potravin pro sekretariát a n ávštěvy
evidence kancelářských potřeb, vydávání
výpůjčky karet, klíčů a jejich evidence
výpůjčky přístrojů, evidence
fax, tiskárny
pošta (příjem, distribuce, poštovní přihrádky zaměstnanců, vedení poštovní agendy, interní, externí, pochůzky)
paragony, správa fondu katedry
úprava společných prostor katedry, nástěnky, květinová výzdoba
propagační a katedrální materiály - správa

studium PGS, doktorandi
organizace a pořádání rigorózních zkoušek a obhajob minima- skladba komise, pošta, harmonogram, protokoly, pohoštění, úprava místností
organizace a pořádání přijímacích pohovorů - skladba komise, pošta, harmonogram, protokoly, pohoštění, úprava místností
organizace a pořádání dizertačních řízení - skladba komise, pošta, harmonogram, protokoly, pohoštění, úprava místností, agenda ORO
vedení personální agendy doktorandů (evidenční list a spis doktoranda, žádosti, změny, přerušení studia, evidence, vyřízení, semestrální hodnocení doktoranda- agenda, archivace
archiv doktorandů

Jaroslava Matějková - administrativní pracovnice
vedení pedagogické agendy katedry 13135
zabezpečení pedagogického procesu denního a PG studia
agenda učebních plánům osnovy předmětů, požadavky ke zkouškám
bakalářské práce, zadání BP, obhajoby BP
diplomové práce, zadání DP, obhajoby DP
administrativa spojená s přestavbou studia dle pokynů vedoucích pracovníků
agenda informačního systému (termíny zkoušek, státní závěrečné zkouškyvkládání dat do IS)
archiv zápočtů studentů, klasifikovaných zápočtů, zkoušek (10 let)
rezervace učeben a laboratoří ve zkouškovém období a při mimořádných akcích
infonástěnky pro studenty
zástup pro provoz sekretariátu

Mgr.Helena Doležílková – hospodářka katedry K13135
drobné vydání (nákupy na paragon)
pokladna (příjem, výdej peněz)
objednávky
fakturace, žádosti o fakturaci (spoluřešitelé), vnitřní fakturace
přeúčtování mezi akcemi
správa, režie a čerpání rozpočtu projektů ( výuka, specifický výzkum, výzkumná centra, výzkumné záměry, rozvojové projekty, IGS granty, GAČR, MPO, INGO, FRVŠ, finanční dary, zahraniční projekty – Artist, Frescor, Golem, ACFA, SpaceMaster)
kompletní zpracování žádostí o navrácení DPH u zahraničních projektů 6.a 7. rámcového programu
převody zálohových faktur na zahraničních projektech
přehledy o financování projektů výzkumu a vývoje,podklady pro vyúčtování, finanční uzávěrky
fond účelově určených prostředků, žádosti o převod a čerpání
audity - příprava podkladů
u auditovaných projektů přehledy čerpání mezd a pojištění (zaměstanci/měsíce)
náhrady za dovolenou čerpané z projektů- přehled
telefony, přehledy telefonů, GSM brán, a mobilů na jednotlivé linky a měsíce v roce
cestrovní příkazy tuzemské
nepojmenované smlouvy
vložné tuzemské
USTIP
zástup pro agendu stravenek

Monika Hübnerová – sekretářka Centra aplikované kybernetiky 3

Administrativní práce na projektu CAK3
komunikace se spoluřešiteli a s Technologickou agenturou ČR
měsíční pracovní výkazy pracovníků centra na ČVUT FEL (K13135, K13133)
práce při podávání průběžných zpráv o realizaci projektu,
příprava dokladů při kontrolách projektu, hlášení změn TA ČR
DPP, DPČ na projektu včetně pracovních výkazů
sekretářka manažera projektu
organizace seminářů CAK a jednání Rady centra

Provozní záležitosti
objednávky spotřebního materiálu pro pracoviště v budově G
občerstvení při akcích v seminární místnosti G205 (CAK3 a prof. Hanzálek)
evidence a zápůjčky klíčů od kanceláří v budově G
přidělení vstupu přes čipovou kartu na chodbu G292
změny označení nebo převedení telefonních linek v budově G
knihovna (zápůjčky z knihovny v budově G)
zadávání výsledků projektu do VVVS
celní řízení, žádosti o osvobození od cla
administrativní práce při přijmání pracovníků ze zahraničí (vyhotovení dokumentů nutných k žádosti o vízum, zajištění překladu diplomů, zaměstnanecké ubytování, atd.)

Jaroslava Nováková – hospodářka CAK, administrativa
agenda zahraničních cest (návrhy cest, vyúčtování, refundace, vratky, měsíční hlášení)
agenda a hospodaření zahraničního projektu LearnForm
zástup hospodářky Mgr. H. Doležílkové (objednávky, pokladna, faktury, informace o hospodaření)
objednávky a výměna spotřebního materiálu pro kopírku Minolta (sekretariát)
hospodářská agenda CAK (objednávky, fakturace, čarpání rozpočtu CAK)

Svatava Petrachová – asistentka pro vědecko-výzkumnou činnost
pracovní popis najdete zde